O canal de denúncias é um sistema desenvolvido para permitir o registro seguro, confidencial e responsável de denúncias relacionadas a condutas inadequadas, violações de normas internas, leis, princípios éticos e demais situações que possam representar riscos à organização, às pessoas ou ao ambiente de trabalho.
O compromisso do canal de denúncias é fornecer meios para que todas as informações fornecidas sejam tratadas com sigilo, segurança e imparcialidade, preservando a integridade do processo e a proteção dos envolvidos.
1. Formas de registro de denúncia
O usuário pode realizar sua denúncia de forma anônima ou identificada. Na modalidade anônima, não é informado qualquer dado pessoal, sendo recomendado evitar a inclusão de informações que possam permitir a identificação indireta do denunciante.
Quando a denúncia é realizada de forma identificada, os dados pessoais informados são utilizados exclusivamente para o tratamento da ocorrência. Isso pode incluir a necessidade de solicitar informações adicionais, esclarecer dúvidas relacionadas ao relato ou, quando aplicável, comunicar o andamento do processo. Essa visualização somente ocorre mediante justificativa formal, que é registrada no sistema.
Independentemente da modalidade escolhida, o sistema não registra ou armazena dados técnicos que possam identificar o denunciante, como endereço IP, endereço MAC, geolocalização, identificadores de dispositivo, cookies de rastreamento ou quaisquer outros dados técnicos de identificação indireta.
2. Proteção e tratamento das informações
Todas as informações registradas no canal de denúncias são protegidas por controles técnicos e administrativos que visam manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade. O acesso às informações é restrito a pessoas formalmente autorizadas e diretamente envolvidas na apuração das denúncias, sempre dentro do escopo de suas atribuições.
Nos casos em que a denúncia seja identificada, os dados do denunciante permanecem protegidos e não são compartilhados de forma indevida. Essa visualização somente ocorre mediante justificativa formal, que é registrada no sistema.
4. Finalidade do uso das informações
As informações fornecidas no canal de denúncias são utilizadas exclusivamente para análise, investigação e tratamento das ocorrências reportadas. Quando necessário, também podem ser utilizadas para solicitar esclarecimentos adicionais, apoiar a tomada de decisão, aplicar medidas corretivas ou disciplinares e atender exigências legais ou regulatórias. Não há qualquer utilização das informações para fins comerciais, publicidade ou atividades alheias ao propósito do canal.
5. Compartilhamento de dados
As informações registradas não são divulgadas a terceiros, exceto quando houver obrigação legal, determinação de autoridade competente ou necessidade estritamente relacionada à condução da investigação. Mesmo nessas situações, o compartilhamento ocorre de forma limitada ao mínimo necessário para o atendimento da finalidade específica.
7. Retenção das informações
Os dados são mantidos pelo tempo necessário para a condução da investigação, cumprimento de obrigações legais, atendimento a auditorias e proteção de direitos da organização e dos envolvidos. Após o encerramento desse período, as informações poderão ser eliminadas ou anonimizadas, conforme critérios internos e exigências legais aplicáveis.
8. Direitos dos titulares
Nos casos em que a denúncia for identificada, o tratamento dos dados pessoais observará a legislação aplicável de proteção de dados, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados. O titular poderá exercer seus direitos previstos em lei, sempre considerando as limitações necessárias para preservar a confidencialidade das investigações e a proteção de terceiros envolvidos.
9. Segurança da informação
O canal de denúncias adota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda, alteração indevida ou divulgação inadequada. Essas medidas são continuamente revisadas e aprimoradas com base em boas práticas de segurança da informação e governança.
10. Atualizações desta política
Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir melhorias no sistema, mudanças legais ou ajustes nos processos internos. A versão mais recente estará sempre disponível para consulta no próprio canal.
11. Contato
Em caso de dúvidas relacionadas a esta Política de Privacidade ou ao tratamento das informações no canal de denúncias, o usuário poderá utilizar os canais oficiais de contato disponibilizados pela AGEMAIS.
